Ufficio Protocollo Atti, Corrispondenza e Servizi vari

L'Ufficio si occupa di:

• Gestione informatica del protocollo generale degli atti in entrata acquisiti direttamente e/o tramite il servizio postale di Stato, tramite PEC e/o tramite altre agenzie di recapito autorizzate; Invio corrispondenza predisposta da tutti gli uffici e i servizi dell'Ente;
• Adozione e attuazione manuale gestione e conservazione documentale; invio dati al conservatore accreditato nel rispetto dei tempi e delle procedure;
• Gestione dell'Albo pretorio on-line e delle relative pubblicazioni;
• Gestione atti depositati presso la casa comunale ai sensi delle disposizioni vigenti;
• Scansione informatica degli atti, protocollo e Etichettatura degli atti;
• Protocollazione ed invio della corrispondenza del Sindaco, degli amministratori e del Segretario Generale; spedizione;
• Smistamento e copia ai settori e/o servizi interessati;
• Stampa protocollo annuale;
• Organizzazione e gestione dell’archivio generale e storico; Responsabile URP e prima informazione all'utenza; Gestione del servizio centralino;
• Gestione adempimenti in materia di privacy (D.Lgs. n. 196/2003 per come modificato per effetto del regolamento europeo sulla Privacy o GDPR pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 4 maggio 2016); nomina e gestione dei rapporti con il DPO.
• Consegna e notifica atti depositati ai destinatari, che non siano di competenza del messo comunale; Gestione pubblicazione atti acquisiti da Enti quali Equitalia, INPS, Agenzia del territorio e Altri;
• Attività di notifica atti dell'Ente e di Enti diversi e relative comunicazioni;
• Programmazione e gestione delle procedure di acquisizione beni e servizi attinenti il Settore di competenza; Attuazione del Programma Triennale per la Prevenzione della Corruzione e per la Trasparenza per quanto di competenza;
• Gestione istanze di accesso agli atti e rilascio copie per il settore di competenza;
• Certificazione crediti sul portale del MEF;
• Protocollazione in uscita della propria corrispondenza e pubblicazioni sul sito istituzionale degli atti del proprio settore;
• Gestione transazioni relative al proprio ufficio, in collaborazione con l’Ufficio Contenzioso;
• Supporto all’Ufficio Contenzioso relativamente a procedimenti di competenza (comprendenti redazione relazioni tecniche).